1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento dei dati personali è:
Recapito per l'esercizio dei diritti e le richieste in materia di protezione dei dati: PEC agile.software@pec.it.
2. Responsabile della protezione dei dati (DPO)
Il titolare ha designato un Responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer), contattabile ai seguenti recapiti:
3. Ruoli nel trattamento: titolare e responsabile
Quitus è un servizio che tratta dati per conto dei propri clienti (studi professionali e imprese). Occorre pertanto distinguere due piani:
- rispetto ai dati dei propri clienti diretti e degli utenti del Servizio (dati di contatto, account, log), Agile Technology s.r.l. agisce in qualità di titolare del trattamento;
- rispetto ai dati di contabilità, paghe e anagrafiche caricati dal cliente e riferiti a soggetti terzi (clienti, fornitori, dipendenti dell'utente), Agile Technology s.r.l. agisce di norma in qualità di responsabile del trattamento per conto del cliente, che ne è titolare, sulla base di un apposito accordo ex art. 28 GDPR.
4. Categorie di dati personali trattati
| Categoria | Esempi | Origine |
|---|---|---|
| Dati dello studio / azienda utente | ragione sociale, P.IVA/CF, indirizzo, recapiti, referenti, credenziali di accesso, chiavi API | fornito dall'utente |
| Dati di contabilità e tesoreria | scadenzari clienti/fornitori, partite, saldi e movimenti bancari, IBAN, piani di rientro, tributi F24, liquidazioni IVA | letti dai gestionali dell'utente (interoperabilità) |
| Dati di lavoro dipendente (paghe) | anagrafiche dipendenti, retribuzioni nette, costo del personale, contributi, eventuali IBAN | letti dai gestionali dell'utente |
| Dati di terzi presenti nei documenti | anagrafiche e recapiti di clienti e fornitori dell'utente | letti dai gestionali dell'utente |
| Log tecnici e dati d'uso | indirizzo IP, data/ora, azioni sul Servizio, identificativi di sessione, eventi di audit e sincronizzazione | generati automaticamente dal Servizio |
Il Servizio non è progettato per il trattamento di categorie particolari di dati (art. 9 GDPR); l'utente è tenuto a non inserire tali dati se non necessario e nel rispetto della normativa.
5. Finalità del trattamento e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica (art. 6 GDPR) |
|---|---|
| Erogazione del Servizio e delle sue funzionalità (cash flow, scadenzari, solleciti, report) | esecuzione del contratto — art. 6.1.b |
| Gestione dell'account, dell'assistenza e delle comunicazioni di servizio | esecuzione del contratto — art. 6.1.b |
| Sicurezza informatica, prevenzione abusi, log e audit | legittimo interesse — art. 6.1.f |
| Adempimento di obblighi legali, contabili e fiscali | obbligo legale — art. 6.1.c |
| Miglioramento del Servizio (in forma aggregata/anonima ove possibile) | legittimo interesse — art. 6.1.f |
Il trattamento dei dati di contabilità e paghe caricati dall'utente avviene, come indicato al punto 3, in qualità di responsabile e sulla base delle istruzioni documentate del cliente titolare.
6. Tempi di conservazione
I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità per cui sono trattati e, in particolare:
- dati di account e dati funzionali: per la durata del rapporto contrattuale e successiva cancellazione o restituzione secondo l'accordo con il cliente;
- documenti e dati con rilevanza contabile/fiscale: per 10 anni, in coerenza con l'art. 2220 c.c. e la normativa fiscale;
- log tecnici e di sicurezza: per il tempo strettamente necessario alle finalità di sicurezza e diagnostica, in modo proporzionato.
Al termine dei periodi indicati i dati sono cancellati o resi anonimi.
7. Destinatari e responsabili del trattamento
I dati possono essere trattati da personale autorizzato del titolare e comunicati a soggetti che forniscono servizi strumentali all'erogazione del Servizio, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR. I dati non sono diffusi né ceduti a terzi per finalità proprie di questi ultimi. I principali responsabili / sub-responsabili del trattamento sono:
- Hetzner Online GmbH (Germania, Unione Europea) — fornitore dell'infrastruttura di hosting;
- servizio di posta elettronica centralizzato della suite AgileHub — invio delle comunicazioni;
- connettori verso i sistemi gestionali (ad esempio GIS Ranocchi) e verso i provider bancari, ove attivati dal cliente.
L'elenco aggiornato dei responsabili del trattamento è disponibile su richiesta ai recapiti del titolare.
8. Trasferimenti verso Paesi terzi
I dati sono trattati all'interno dello Spazio Economico Europeo: l'infrastruttura di hosting è ubicata in Germania (Unione Europea). Non sono effettuati trasferimenti di dati personali verso Paesi terzi al di fuori dell'Unione Europea. Qualora in futuro un trasferimento si rendesse necessario, esso avverrà solo in presenza di adeguate garanzie ai sensi degli artt. 44 e seguenti del GDPR (decisione di adeguatezza o clausole contrattuali standard) e previo aggiornamento della presente informativa.
9. Processi decisionali automatizzati e stime
Il Servizio produce stime, proiezioni e indicatori (ad esempio sul flusso di cassa e su scadenze fiscali) a supporto delle decisioni dell'utente. Tali elaborazioni non costituiscono decisioni automatizzate produttive di effetti giuridici sugli interessati ai sensi dell'art. 22 GDPR e sono sempre soggette alla valutazione umana dell'utente e, ove necessario, di un professionista abilitato.
10. Diritti dell'interessato (artt. 15–22 GDPR)
L'interessato può esercitare, nei limiti e alle condizioni previste dal GDPR, i seguenti diritti:
- Accesso ai propri dati (art. 15);
- Rettifica dei dati inesatti o incompleti (art. 16);
- Cancellazione («diritto all'oblio», art. 17);
- Limitazione del trattamento (art. 18);
- Portabilità dei dati (art. 20);
- Opposizione al trattamento fondato sul legittimo interesse (art. 21);
- diritto a non essere sottoposto a decisioni automatizzate (art. 22);
- diritto di revocare il consenso in ogni momento, ove il trattamento vi si fondi, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.
Le richieste vanno indirizzate al titolare alla PEC agile.software@pec.it o, per il tramite del Responsabile della protezione dei dati, all'indirizzo s.fattori@agile.software. Qualora i dati siano trattati dal titolare in qualità di responsabile per conto di un cliente, la richiesta sarà inoltrata al cliente titolare o gestita secondo le sue istruzioni.
11. Diritto di reclamo all'autorità di controllo
L'interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati avvenga in violazione del GDPR ha diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente. In Italia:
Resta impregiudicato ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale.
13. Modifiche all'informativa
Il titolare può aggiornare la presente informativa per adeguarla a modifiche normative, organizzative o tecnologiche. La versione vigente è quella pubblicata sul Servizio, con indicazione della data di ultimo aggiornamento riportata in calce.